Dokumentarkiv

Våra gemensamma handlingar finns åtkomliga via Google Drive (GD).
I en organisation som Hummelvretens samfällighetsförening genereras hela tiden dokument och annan information. Mötesprotokoll, ekonomiska dokument, bildmaterial, teknisk information av många slag. Hittills har det blivit stora mängder papper som på pappers vis samlas i svåröverskådliga buntar och pärmar, som lånas ut och inte kommer tillbaka, försvinner på annat sätt…
Samtidigt är det dokumentation som vi då och då behöver ha tillgång till: styrelseprotokoll, stadgar, energispecifikationer, ritningar osv.
Digitaliseringens bästa gren är just hantering av information. Med vår ordförande emeritus Lars-Olof Landerfors som projektledare har stora mängder av Hummelvretens pappersdokument scannats och förts över till digitala format, lätta att komma åt. Ett problem med information av det här slaget är att där förekommer informationsbitar som vi inte vill ska vara tillgängliga för hela världen. Det är därför inte lämpligt att göra allt åtkomligt via vår hemsida.
Informationen har i stället lagts i en så kallad “molntjänst”, nämligen Google Drive. Förr gick man till kontoret i panncentralen eller till styrelsen och bad att få titta på dokumenten. Numera kan man få tillgång till dem genom Google Drive. För att få tillgång till tjänsten – skicka e-post till ordföranden: ordf@hummelvreten.se
Det kan kanske upplevas som besvärligt för den som har mindre datorvana, men styrelsen ska efter bästa förmåga hjälpa den som vill ta del av dokument i arkivet med eventuellt datakrångel.

Faktaruta:
Google Drive, före detta Google Docs, är en molntjänst som tillhandahålls kostnadsfritt av Google. Den är webbaserad och gör det bland annat möjligt att dela dokument med andra personer för att läsa. Tjänsten erbjuder lagring och synkronisering av valfria filformat på nätet (i molnet), för åtkomst från flera olika enheter. Om den egna datorn går sönder eller telefonen förloras så finns filerna kvar på Google Drive.
Förutom PC och Mac-datorer kan de flesta smarttelefoner visa och redigera Google Drive dokument med hjälp av en mobil webbläsare.